Ho Bugt Sejlklub
Generalforsamling 27. november 2014

Referat:
Formanden bød velkommen, og gik til pkt. 1.

1. 
Valg af dirigent:
Formanden foreslog Ebbe Kildsgaard.
Ebbe blev valgt, og konstaterede, at generalforsamlingen var rettidigt indkaldt.

2. 
Valg af referent og stemmetællere:
Jens Konge Rasmussen blev valgt til referent.
Finn Bojsen og Jan Nielsen blev valgt til stemmetællere.

3. 
Bestyrelsens beretning:
Formanden fremlagde bestyrelsens beretning, suppleret af Glen Ludvigsen og Jens Kloster.
Der har været stor aktivitet i sæsonen, eksempelvis kan nævnes: velbesøgt arrangment på Myrthuegaard, søndagssvømning på Hjerting Skole i vinterhalvåret, der er indført diplomsejlerskole på sejlerskolerne der har haft mange elever, Optimisterne sejler kun én dag om ugen, surferne underviser børn om mandagen og voksne om torsdagen, surfklubmesterskabet er sejlet over 6 stævner, ”prøv fartøjstyper” er et nyt vellykket tiltag, Opti/Feva har været til sommercamp på Fanø, et lignende stævne hos os måtte opgives p.gr.a. manglende hjælpere, stille i ferietiden da sejlerne er af sted til DM, Rantzausminde træf og lignende arrangementer, JM for Wayfarer med 28 deltagere er en succes (flere deltagere end til DM), vi er blevet spurgt om vi vil gentage stævnet i 2015.

4. 
Fremlæggelse af foreningens regnskab:
Kassereren fremlagde årets regnskab. Regnskabet var vedhæftet mailen med indkaldelsen.
Kassereren oplyser, at det ikke er muligt at dele kontingent indtægten op på grupper, da oplysningerne på indbetalingerne er mangelfulde eller mangler helt. På nogle indbetalinger har et beløb dækket flere medlemmer, hyldeplads, bådplads o.s.v.
Det bemærkes, at benzinforbrug til følgebåde er faldet voldsomt de sidste 3 år. Kassereren kan ikke begrunde faldet, men mener det kan skyldes ændret kontering (der kan have været medregnet kørselsudgifter foregående år).
Sponsorater er mindre end normalt. Dette begrundes med at indbetaling før eller efter en regnskabsafslutning kan give store udsving fra år til år.

5. 
Fremlæggelse af budget til orientering:
Formanden fremlagde budget 2015 til orientering.
Peter Jørgensen anmodede om, at man ville vise de faktiske udgifter ved siden af budgettet til sammenligning
Peter Jørgensen ønskede penge sat af til en ny ovn i saunaen. En reparation af den nuværende ovn har ikke løst det problem der var med ovnen. Desuden ønskes en ovn der kan bruges til saunagus.
Peter J. blev opfordret til at undersøge hvad ovne der kan bruges, samt hvad det vil koste. Herefter kan klubbens normale procedure ved større investeringer gå i gang, med ansøgninger til kommune, sponsorer og fonde.
Formanden oplyste, at alle udvalg er spurgt om ønsker til den kommende sæson.
Kassereren oplyser, at alle større projekter skal behandles i bestyrelsen, der vil sørge for at søge midler alle relevante steder.
Søren Lambertsen anmodede om at alle indkøb blev tydeligt mærket med hvad købet anvendes til.

6. 
Fastsættelse af kontingenter:
Bestyrelsen indstiller til uforandret kontingent.
Vedtaget.

7. 
Indkomne forslag:

7.1.                N.P.Sørensen

Der er forslag om at Wayfarer klubbådene skal indeholde anker, ankerkæde, pagajer og spand for at sikre sikkerheden til søs.
"Sikkerhed til søs:
Des foruden bør der også foretages en tæthedsprøve af for- og agterrum hvert år.
Der bør være et anker og 3 meter kæde samt minimum 25 meter ankertrosse,
samt pagajer og spand i de Wayfarer klubben råder over.
Det drejer sig om sikkerhed til søs, set i lyset af Præstø ulykken.
Der ligger derfor et stort ansvar på formand og bestyrelse i HBS."

Diskussion

Sikkerhed i klubbåde – udstyr
Der skal være behørigt udstyr som ankergrej, pøs, pagejer/årer i bådene så de lever op til elementære krav til sikkerhed.

Vedtaget

Der indføres retningslinier herfor i reglerne for klubbådene. (findes under ’Love’ på hjemmesiden).

 

7.2                      Bestyrelsen.

Opfordring til at logbogen i magasinet benyttes pga. forsikringsmæssige årsager.
Klubbens mest sejlende medlem kåres til sæsonafslutning.

Diskussion

Logbog for sejladser – sikkerhedsmæssigt og forsikringsmæssigt tiltag.
Obligatorisk for klubbåde, og kraftigt anbefalet for alle sejlere.
Der indføres afgang, forventet hjemkomst, forventet rute, tlf.nr. der kan kontaktes i påkommende tilfælde.

Vedtaget

Der indføres retningslinier herfor i reglerne for klubbådene. (findes under ’Love’ på hjemmesiden).
Bestyrelsen påser at den ansvarlige holder øje med at reglerne overholdes.

 

7.3 + 7.4                Søren Grønlund og Lars Thyme

Disse to forslag behandlet under et punkt.

7.3

Tydeligere retningslinjer som sikrer registrering og betaling af eksisterende og nye medlemmer.
"Vi har i opti feva afdelingen oplevet at det er noget besværligt at melde sig ind i klubben.
Vi savner konkrete retningslinier for hvordan vi som ungdomsledere skal sikre betaling og
registrering af eksisterende og nye medlemmer. I min verden kan man gå til sejlads tre gange,
hvor man prøver det af og derefter skal man uden problemer kunne melde sig ind.
Hvordan sikres og følges der på dette? Vi bruger for meget tid på dette problem."

7.4

Mulighed for at trække liste med deltagere til diverse aktiviteter fra et opdateret kartotek. Eks. sejlerskole, hylder osv.
"Som opfølgning på en sæson hvor det har været utroligt svært at være
træner og hyldeansvarlig som følge af et kartoteksystem som på ingen
måde har virket efter hensigten og ikke er blevet opdateret, vil
jeg foreslå at klubben indkøbet et enkelt og let anvendeligt klubsystem
(Dansk sejlunion og DIF kan sikkert være behjælpelige). Kunne man i
samme ombæring få et system som kan sende fakturaer ud ved indmeldelse
ville det være godt. Jeg har i sæsonen haft mange surfelever og
medlemmer som ikke har fået en faktura på deres medlemskab mm.
Jeg ved godt at det før har været diskuteret i bestyrelsen, om klubben
skulle tilmeldes PBS. Og at det hver gang er blevet fravalgt. Jeg vil
dog opfordre til at man genovervejer den beslutning, hvis
fakturaudsendelse ikke kan være en del af et nyt klubsystem."  

Diskussion

Registrering af nye medlemmer skal være bedre. Ofte spørger nye medlemmer om hvad de skal gøre for at komme til at betale kontingent, de har ikke fået den ventede opkrævning.
Der kan ikke trækkes lister, så ungdomsledere kan se om sejlerne har betalt, og dermed har ret til at deltage i undervisning og sejladser.
J.P.Riber savner ligeledes mulighed for at trække kontingentlister, så han kan se om der kan udleveres nøglebrikker, eller om nogle brikker skal deaktiveres når kontingent ikke er betalt.
Peter Jørgensen oplyser, at der er morgenbadere der ikke kan finde ud af om de er medlem af klubben.
Der fremsættes forslag om at klubben skal indkøbe system fra f.eks. Dansk Sejlunion.
Jeppe Schmiegelow spørger om systemet kan tilkobles PBS, Mobilepay, Swift o.lign., og om det er praktisk med de mange udskiftninger der er med leje af hylder, bådpladser, sejlerskole o.s.v.
Glen Ludvigsen oplyser, at bestyrelsen er opmærksom på problemet, kartoteket er ájourført i efteråret, og der skal findes en databestyrer der løbende kan holde kartoteket opdateret.

Vedtaget

Bestyrelsen pålægges at finde en løsning der fungerer senest før nye opkrævninger sendes ud først i 2015.

8.
Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.

Bestyrelsen består af:

Lene Hemmsen (ikke på valg)
Jesper Fahnøe (ikke på valg)
Søren Lambertsen (ikke på valg)  
Glen Ludvigsen (Trækker sig fra bestyrelsen)
Frederik Jensen (Trækker sig fra bestyrelsen)  

Bestyrelsens forslag:

Martin Jeppesen (modtager genvalg)
Bjarne Lindquist (modtager genvalg)
Carsten Kaasgaard (surfer)
Henrik Mehlsen Larsen (Wayfarer)
Alle blev valgt

 Suppleanter

Jeppe Schmiegelow
Jan Nielsen
  Begge blev genvalgt

Revisorer

Ernst Henriksen
Gunnar Kondrup 
Begge blev genvalgt

Suppleant

Jens Konge Rasmussen
Genvalg

9.
Eventuelt:

Thomas Krogsgaard:
Bestyrelsen opfordres til at være bedre til at melde tilbage på henvendelser fra medlemmerne.

Jens Larsen:
Wayfarer på havnen står udenfor, med en presenning der er fyldt med vand. Bådenes sejl ligger i bådene. Sejlerskolen bør have det som en del af pensum (pligt) at rigge bådene af om efteråret og til om foråret. Formanden oplyser, at det er svært at få eleverne til at møde op. Bestyrelsen vil kontakte de relevante bådsmænd.

Thomas Krogsgaard:
Bådsmændene mangler den nødvendige interesse for at holde bådene i god og forsvarlig stand.

Glen Ludvigsen:
Bestyrelsen kan ikke gøre det hele, udvalgsformændene skal være mere aktive.
Det er bestyrelsens pligt at holde øje med, at udvalgene udfører de job de har påtaget sig.

Lars Thyme:
Bestyrelsen skal være bedre til at følge op på spørgsmål, og acceptere udvalgenes afgørelser.

Jeppe Schmiegelow:
Folk bliver træt af at opgaver der er løst af udvalg efterfølgende bliver ændret af formanden/bestyrelsen, det får medlemmerne til at trække sig fra udvalgsposterne.

Navn mangler (rød jakke ved døren):
Aktiviteter for unge i ferieperioderne kan være med til at fastholde de unge.

Lars Thyme:
De unge smutter ofte når de har været på ungdomsskole. Vi prøver at give camp oplevelser før de tager af sted, så er de klar til at fortsætte når de vender tilbage.

Glen Ludvigsen:
Bestyrelsen efterlyser bestyrer til medlemskartoteket.

Kurt Clemmensen:
Har der ikke været holdt bestyrelsesmøder siden 2/4-2014?
Glen + Bjarne: der har været bestyrelsesmøder, men de er desværre ikke blevet refereret, selvom det kræves iflg. Vedtægterne §8 pkt. 9.

Finn Bojsen:
-         savner en oversigt over medlemsantal fordelt på grupper.

Nils:
J 70 stævner er et attraktivt tilbud.
Formanden: det er svært at komme med – reglerne for deltagelse er under revision, så der skulle blive bedre chancer i fremtiden.

Hans Peter:
Redningsveste og tøj ligger ofte i baderummet, der skal holdes bedre øje med at det bliver taget med når man forlader stedet.

Claus:
Vi mangler mere bøjleplads i Magasinet.
Lars Thyme:
det går ikke med mere fugtigt tøj i Magasinet, det kan ikke tørre hvis der kommer for meget saltvådt tøj.
Der skal kun være klubtøj i Magasinet.

Formanden takkede Glen og Frederik for godt og engageret arbejde i bestyrelsen.

Dirigenten takkede for god ro og orden under mødet.

Og så var der gløg og æbleskiver!

29/11-2014